Plus vous passez de temps à gérer les problèmes des employés, moins vous avez de temps à consacrer à la gestion de votre entreprise. Mais en ignorant les responsabilités de votre employeur envers vos employés, vous risquez de créer un fossé au sein de votre effectif et d’engendrer des batailles juridiques potentiellement coûteuses.
Heureusement, bon nombre de ces préoccupations peuvent être atténuées par l’impartition à une organisation professionnelle d’employeurs (OPE).
Voici sept scénarios où un OPE peut s’avérer utile.
1. Votre simple problème de relations avec les employés vient de s’aggraver.
Vous avez mentionné à plusieurs reprises en passant au superviseur de Joe que ce dernier semble être souvent en retard au travail et vous n’avez constaté aucune amélioration. D’autres employés se plaignent maintenant que Joe est très négligent avec l’équipement de l’entrepôt. Vous ne savez pas quoi faire maintenant pour corriger la situation et vous tenir à l’écart de l’eau chaude légale.
L’impartition de OPE peut vous aider à gérer les situations disciplinaires et à prendre les mesures appropriées pour les corriger, y compris le counselling verbal, l’encadrement et la documentation écrite appropriée.
Mais les questions disciplinaires ne sont pas les seuls domaines dans lesquels il peut vous aider. Un OPE peut vous aider à limiter votre responsabilité en vous assurant que les autres responsabilités de l’employeur envers les employés sont assumées correctement, notamment :
Sécurité – De la sécurité au bureau à l’ergonomie en passant par l’identification des dangers qui peuvent réduire l’exposition et les pertes potentielles, l’équipe de sécurité peut vous aider à évaluer votre situation actuelle et vous proposer des solutions pratiques.
Indemnisation des accidentés du travail – Ces spécialistes vous guideront tout au long du processus entourant les accidents du travail, y compris la surveillance de la demande et l’aide au retour au travail des travailleurs accidentés le plus rapidement possible.
Égalité d’accès à l’emploi (ÉAE) – Vous pouvez recevoir de l’aide pour des accusations de discrimination et de harcèlement, y compris la rédaction de réponses aux organismes gouvernementaux, la collecte des renseignements nécessaires et la décision sur la façon dont chaque accusation devrait être traitée pour minimiser vos risques financiers et votre responsabilité professionnelle.
2. Un salarié demande un congé.
Une myriade de congés sont maintenant offerts aux employés et autant de lois et de règlements qui les entourent. Avant de refuser un congé ou de décider qu’il ne s’agit pas d’une question que vous n’aborderez jamais, vous devez savoir que les employés peuvent avoir droit à un congé en vertu de la loi fédérale ou d’une loi de l’État :
- Congé familial et médical
- Congé des victimes d’actes criminels
- Congé familial pour service militaire
- Congé de premier répondant
- Congé pour don de moelle osseuse
- Congé pour don d’organes
Et ce ne sont là que quelques-uns des congés actuellement disponibles, selon les lois et règlements fédéraux et des États. Heureusement, les OPE surveillent les congés disponibles ainsi que les lois et règlements fédéraux et des États qui les entourent. Cela permet d’accroître la conformité aux lois applicables et de s’assurer que les employés reçoivent ce à quoi ils ont droit.
De nos jours, de nombreux États et villes ont mis en place des lois spécifiques sur les congés de maladie payés. Si votre entreprise est située à plusieurs endroits, un OPE peut vous aider à vous tenir au courant de ces règlements.
Grâce à l’impartition de OPE, vous aurez accès à un spécialiste des congés qui surveillera la durée des congés de vos employés et l’état de leur retour au travail. Ce spécialiste est particulièrement utile si vous êtes un employeur multiétatique. Un OPE peut vous aider à naviguer dans les lois et règlements de plusieurs états et fédéraux pour vous maintenir en conformité dans chaque état où vous avez des employés, vous aidant ainsi à vous acquitter de vos responsabilités d’employeur envers vos employés.
3. Vous devez suivre les options COBRA, l’admissibilité et les paiements.
En tant qu’employeur, vous devez vérifier si vos anciens salariés ou vos salariés en congé autorisé prolongé effectuent des paiements COBRA, envoyer un avis écrit si les paiements sont en retard ou manqués et vous tenir informé de la durée de la couverture COBRA des salariés concernés. Nous avons constaté que ces types d’avantages sont particulièrement importants pour les petites entreprises.
L’externalisation OPE peut vous aider à gérer l’administration des avantages sociaux COBRA pour les salariés admissibles. De plus, ils contribueront à assurer la conformité, ce qui vous fera gagner du temps, vous évitera des maux de tête et limitera votre responsabilité potentielle.
4. Vous n’êtes pas sûr des vérifications d’antécédents qui sont permises.
Dans quelle mesure connaissez-vous les lois et les règlements régissant la vérification des antécédents ? Savez-vous si votre État autorise le recours aux contrôles judiciaires et pendant combien d’années avant la vérification ? Votre État vous permet-il d’examiner le crédit d’un candidat et d’utiliser ce score pour déterminer son employabilité ?
Il est courant pour certains employeurs de choisir les antécédents qu’ils vérifient sans rime ni raison. Il est essentiel de le faire d’une manière cohérente en fonction du type de poste. Mais quelles positions ? Un OPE peut vous aider à comprendre les responsabilités de votre employeur envers vos employés.
De plus, si vous transférez des personnes à l’interne à un nouveau poste, vous devez connaître les rôles dans lesquels les gens doivent faire l’objet d’une vérification des antécédents. Par exemple, si quelqu’un passe d’un poste d’assistant administratif à un poste qui gère les liquidités de l’entreprise, une vérification des antécédents devrait être effectuée si elle n’a pas été effectuée au moment de l’embauche initiale de l’assistant.
Les OPE emploient habituellement des professionnels du recrutement et de la sélection qui se tiennent au courant des lois en constante évolution de l’industrie. Ils peuvent vous fournir les conseils dont vous avez besoin pour rendre vos pratiques de recrutement et de vérification préemploi plus efficaces et rentables.
5. Vous congédiez un employé et vous ne voulez pas payer d’heures de vacances.
Avez-vous étudié vos lois récemment ? Votre État considère-t-il l’indemnité de vacances comme un » salaire » qui doit être versé à un employé au moment de sa cessation d’emploi ?
Savez-vous quand vous devez payer un employé qui a volontairement quitté son emploi et quand un employé est congédié involontairement ?
Heureusement, votre spécialiste en OPE sait ce qui est requis dans votre État et vous conseillera sur ce que vous devez faire pour éviter toute responsabilité potentielle et rester conforme. Cela peut même vous faire économiser de l’argent plus tard.
6. Vos gestionnaires ne suivent pas les politiques de l’entreprise ou ne dirigent pas efficacement.
Toutes les politiques que vous créez pour votre entreprise ne servent à rien si vos gestionnaires ne les respectent pas dans l’exercice de leurs responsabilités quotidiennes.
Les gestionnaires sont tenus à des normes plus élevées et sont considérés comme des représentants de votre entreprise. Ils doivent comprendre la raison d’être de vos politiques, leur rôle dans l’administration des politiques et les conséquences d’un échec dans l’exécution de ces rôles. Si vous ne le faites pas, vous risquez d’encourir de multiples responsabilités, qu’il s’agisse de plaintes d’employés, d’insatisfaction ou de poursuites judiciaires contre votre entreprise.
Lorsque vous travaillez avec un OPE, vous avez accès à des spécialistes en RH qui peuvent vous aider à former vos superviseurs sur des questions stratégiques clés, comme la sensibilisation au harcèlement sexuel, les politiques anti-harcèlement, la prévention de la violence au travail, les techniques d’entrevue, les compétences en évaluation du rendement, la prévention de la toxicomanie et les conseils efficaces aux employés.
Perfectionnez vos gestionnaires afin qu’ils aient les compétences nécessaires pour diriger l’opération, comme l’engagement et la communication efficace avec les subordonnés directs. Un OPE peut offrir les services d’un spécialiste de l’apprentissage et du rendement qui peut aider à former, à analyser et à déterminer les lacunes qui peuvent exister. Ensuite, vous pouvez commencer à les combler.
Ils peuvent également vous aider à élaborer un guide de l’employé qui décrit les politiques de l’entreprise et communique clairement les attentes en matière de rendement.
7. Vous réalisez que vous avez besoin de connaître et de comprendre votre main-d’œuvre.
C’est très simple. Vous devez savoir qui vous avez employé. Connaissez votre personnel.
Par exemple, si vous avez dû mettre à pied du personnel, il est important de comprendre votre effectif. Analyser les données démographiques sur les employés et la façon dont les décisions de mise à pied les touchent. Sinon, vous vous préparez à un procès. Vous ne voulez pas vous retrouver accidentellement dans une situation où 90 % de vos mises à pied étaient des personnes de plus de 50 ans.
La solution consiste à identifier l’analyse de rentabilisation qui justifie vos actions et à la communiquer aux employés concernés – avant que cela ne devienne un malentendu.
Un OPE peut vous aider à analyser votre main-d’œuvre, vous faire savoir quand il pourrait y avoir un problème et vous guider à travers un plan d’action. En fin de compte, c’est à vous, en tant que propriétaire de l’entreprise, de prendre les décisions qui s’imposent.
De plus, connaître sa main-d’œuvre, c’est aussi évaluer les coûts du roulement du personnel. Souvent, une résiliation apparemment nécessaire laisse un vide. En travaillant avec un OPE, ils peuvent évaluer où il y a des possibilités de régler ces problèmes sans aller de l’avant avec les cessations d’emploi.
Cela ne fait qu’effleurer la façon dont un OPE peut aider les propriétaires d’entreprise à réduire leur fardeau de RH et à se concentrer sur la croissance de leur entreprise sous-jacente.