Comment tout externaliser : Guide du dirigeant d’entreprise

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Tout propriétaire d’entreprise qui est dans le jeu depuis assez longtemps sait qu’être un employeur signifie porter plusieurs chapeaux. Mais cela peut devenir fatigant, et ces tâches routinières peuvent vous distraire de votre activité principale. C’est pourquoi il est important que les propriétaires d’entreprise sachent quand et comment externaliser les fonctions non essentielles de leur entreprise.

L’externalisation – c’est-à-dire l’externalisation de services normalement exécutés à l’interne – continue d’être une tendance majeure dans le monde des affaires, depuis qu’elle a gagné en popularité en tant que stratégie commerciale dans les années 90.

Au cours des décennies qui ont suivi, la pratique a pris de l’ampleur et est devenue une stratégie essentielle pour bon nombre des plus grandes entreprises d’aujourd’hui.

Pensez à Airbnb ou à Uber, qui a tiré parti de l’externalisation pour passer de petites entreprises en démarrage à des perturbateurs d’un milliard de dollars en quelques années seulement.

Dans l’économie d’aujourd’hui, vous pouvez impartir presque n’importe quelle partie de votre entreprise que vous voulez. Mais devriez-vous le faire ? Pour vous aider à prendre une décision, voici notre guide pratique sur l’externalisation.

Quels sont les avantages de l’externalisation ?

L’externalisation s’avère judicieuse pour les entreprises qui ont besoin d’une main-d’œuvre évolutive, qui ont besoin d’une expertise qu’elles n’ont pas ou qui veulent transférer des tâches commerciales répétitives et à forte intensité de temps.

L’externalisation est différente de la pratique souvent controversée de la délocalisation : engager des fournisseurs dans un autre pays pour faire le travail. Pour le bien de ce poste, l’externalisation, c’est quand une entreprise américaine engage une autre entreprise américaine pour accroître ses activités dans un domaine où elle est déficiente ou a besoin d’être renforcée.

Lorsqu’elle est abordée stratégiquement, l’externalisation peut vous faire économiser du temps et de l’argent en allouant efficacement les ressources et en aidant potentiellement à réduire les coûts de main-d’œuvre ; cependant, lorsqu’elle est mise en œuvre sans réflexion préalable, elle peut nuire à une organisation et l’accabler.

L’externalisation vous permet d’augmenter vos effectifs pour embaucher un nouveau client ou lancer un nouveau produit, alors qu’il ne serait pas logique d’embaucher vos propres nouveaux employés. Ou encore, il vous permet de transférer des fonctions gourmandes en temps, comme la paie ou les ressources humaines, afin que vous puissiez vous concentrer sur le cœur de l’activité de l’entreprise.

La flexibilité est un autre avantage clé. Vous pouvez choisir d’impartir autant ou aussi peu que vous le souhaitez, ou de passer un contrat pour une durée déterminée ou sur une base continue, selon vos besoins.

En prime, un entrepreneur ou un consultant de l’extérieur a de l’expérience de travail avec une variété de clients, parfois dans de nombreux secteurs différents. Ils peuvent vous offrir un regard neuf sur vos pratiques d’affaires que vous n’obtenez pas de quelqu’un qui est bien ancré dans votre entreprise.

Quand pouvez-vous externaliser ?

En général, il est préférable d’envisager l’externalisation de fonctions qui ne sont pas au cœur de votre entreprise.

Si vous dirigez une agence de marketing, par exemple, il peut être judicieux d’externaliser votre comptabilité afin de vous concentrer sur l’acquisition de nouveaux clients et la création de campagnes gagnantes. Mais vous voudrez peut-être conserver votre stratégie créative à l’interne, parce que c’est la fonction principale ou le différentiateur stratégique qui fait partie de votre promesse unique envers vos clients.

Posez-vous ces questions pour déterminer si l’externalisation est un bon choix pour votre entreprise.

Avez-vous besoin d’une technologie, de connaissances ou de compétences spécialisées qui ne se trouvent pas dans votre timonerie ?

Les tâches que vous envisagez d’impartir sont-elles très répétitives et prennent beaucoup de temps ? Cela vous prive-t-il de votre cœur de métier ?

N’avez-vous pas le personnel ou la capacité opérationnelle nécessaires pour terminer le travail en temps opportun ou de façon rentable ?

Vous n’aimez pas le travail en question, mais il doit être fait ? Ces tâches nécessaires mais souvent fastidieuses détournent-elles les exécutants de responsabilités à plus forte valeur ajoutée ?

Si vous répondez « Oui » à la plupart de ces questions, l’externalisation peut être une bonne solution.

Que pouvez-vous externaliser ?

Les ressources humaines sont tout naturellement adaptées à l’externalisation, car elles exigent une expertise approfondie dans des domaines tels que la rémunération, les avantages sociaux, les assurances et la conformité. Ces sujets ont des implications stratégiques et juridiques pour l’organisation, et de nombreux propriétaires d’entreprises ne sont pas suffisamment au courant de chaque détail nuancé. De plus, les ressources humaines peuvent être facilement adaptées aux besoins de l’entreprise.

Certaines entreprises, lorsqu’elles travaillent avec une organisation patronale professionnelle (OPE), peuvent avoir recours à tous les services offerts par une OPE, du recrutement aux services de consultation stratégique, alors que d’autres choisissent d’impartir une partie limitée des RH, comme la paie et les avantages sociaux.

Mais les RH ne sont que la pointe de l’iceberg. Voici quelques exemples d’autres fonctions d’affaires idéales pour l’externalisation :

  • Comptabilité
  • Soutien administratif
  • Centres d’appels
  • Restauration
  • Services juridiques
  • Marketing et relations publiques
  • Fabrication
  • Emballage, envoi postal et expédition
  • Services d’impression
  • Technologie (développement web et applicatif, support technique et maintenance)
  • Transcription
  • Transport
  • Préparatifs de voyage

Comment pouvez-vous rendre l’externalisation transparente ?

Quelles que soient les tâches que vous choisissez d’impartir, il est important d’aborder cette pratique de façon stratégique et en tenant compte de vos employés et de vos clients.

Du point de vue de vos employés, l’externalisation devrait faciliter leur travail et non le compliquer. Ça ne devrait pas être juste une autre chose à gérer. Les employés clés devraient être libres de se concentrer sur les tâches essentielles.

Et du point de vue de vos clients, l’externalisation ne devrait pas nuire à leur expérience globale avec votre entreprise. Idéalement, il ajoute de la valeur. Dans de nombreux cas, le client peut ne jamais remarquer le travail en coulisse de l’entrepreneur, mais il apprécie le résultat : un meilleur service, de meilleurs produits ou une exploitation plus fluide, en général.

Par exemple, les propriétaires d’un cabinet de pédiatrie en pleine croissance peuvent impartir la facturation médicale. En raison de l’évolution constante des pratiques et des polices d’assurance médicale, cela pourrait aider à réduire les coûts et permettre de se concentrer davantage sur leurs activités principales.

Ou peut-être qu’une entreprise souhaite recueillir les commentaires honnêtes de ses clients sur ses services. Ils pourraient impartir la collecte des commentaires – pour qu’elle reste objective.

Choisir le bon partenaire d’externalisation est essentiel. Viser le meilleur, pas le moins cher.

Que devez-vous savoir avant d’embaucher ?

La diligence raisonnable est essentielle dans le choix d’un entrepreneur ou d’un fournisseur. Lisez leurs critiques et consultez des échantillons de travail. Parler à leurs clients et aux membres de l’équipe de prestation des services et des produits, et pas seulement aux ventes et au leadership.

Le fournisseur ou l’entrepreneur doit être une source d’information et un partenaire ayant accès aux pratiques, aux règlements et aux tendances les plus récents de l’industrie. Il pourrait s’agir d’un logiciel de comptabilité convivial ou de matériel de fabrication de la prochaine génération.

Recherchez un véritable partenaire qui peut vous fournir une vision approfondie et une orientation sur la façon de concentrer vos ressources au fur et à mesure que votre entreprise évolue. Leur objectif devrait aller au-delà de la simple fourniture d’un service. Ils doivent améliorer votre entreprise, que ce soit en identifiant de nouvelles opportunités, en fournissant des données industrielles ou en suggérant des améliorations opérationnelles.

Sceller l’affaire avec un contrat solide afin d’établir des attentes claires décrivant l’étendue de vos relations d’affaires. Une fois que vous obtenez des résultats positifs, vous pouvez passer des contrats pour des périodes plus longues et des projets plus importants afin d’économiser sur les tarifs.

Lorsque vous communiquez avec vos employés au sujet de la décision d’impartir, soulignez comment l’organisation choisie contribuera au succès et à la croissance de votre entreprise.

Gérer la transition vers l’externalisation peut s’avérer délicat. Certains employés peuvent hésiter à transférer des responsabilités qui sont normalement assumées à l’interne. Les gestionnaires peuvent manquer d’expérience dans la gestion à distance des travailleurs. Atténuez les inquiétudes en créant un plan détaillé décrivant comment les employés et l’organisation travailleront ensemble, y compris les rôles et les responsabilités en matière de surveillance interne ainsi que les vérifications et les examens opérationnels prévus.

Certaines entreprises établissent un point de contact unique pour la personne ou l’entreprise qui fournit les services externalisés. Par exemple, un gestionnaire des RH est un agent de liaison pour un PEO. Il peut également être utile d’inclure l’organisation dans des réunions périodiques avec votre équipe de gestion pour que tout le monde reste sur la même longueur d’onde.

Au fil du temps, évaluez la relation de temps à autre pour voir si elle ajoute de la valeur ou si elle complique inutilement votre entreprise. Si c’est le cas, il vaudrait peut-être mieux ramener le travail à l’interne.

Le modèle d’externalisation peut être une ressource importante pour les entreprises qui l’appliquent et l’utilisent bien. Pour en savoir plus sur la façon de tirer parti de l’externalisation des ressources humaines pour faire croître votre entreprise

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